5 anledningar att satsa på ett ärendehanteringssystem för er kundservice

1. Ta kontrollen över den stökiga inkorgen

Kundärenden hamnar lätt mellan stolarna. Det kan vara svårt att få översikt och kontroll när antalet ärenden växer. Det beror ofta på att den mindre organisationen ofta använder traditionell mjukvara för e-post för att besvara även kundservicefrågor. När antalet ärenden ökar duger inte det!

Med ett riktigt ärendehanteringssystem för kundservice skapar tar ni tillbaka kontrollen över inkorgarna. Här är några av fördelarna:

• Varje ärende tilldelas automatiskt ett unikt ärendenummer. Det gör det lättare för både er och kunden att följa upp och hänvisa till ett ärende
• Ni kan arbeta många personer parallellt i samma inkorg utan att krocka. Systemet löser de tidigare utmaningarna och ni ser enkelt vem som gör vad.
• Ni får spårbarhet och historik! Är en kollega sjuk eller på semester är det inget hinder. Ni ser direkt vad som sagts tidigare i konversationen och kan ta över där kollegan slutade.

2. Nöjda kunder blir allt viktigare

En studie från Harward Business Review visar tydligt att en känslomässig koppling till ett företag är en starkare underliggande faktor för att skapa kundnöjdhet, eller missnöje, än mer generella faktorer i kundresan. Här är kundservice ett av de starkaste och enklaste sätten att påverka kundens känslor för er organisation.

Hur påverkas detta av att använda ett ärendehanteringssystem? Med rätt verktyg på plats kan ni fokusera mer av er tid och energi på att faktiskt skapa nöjda kunder, och ägna mindre tid åt krångliga verktyg och planering.

3. Ta kontrollen över alla era kanaler, i samma ärendehanteringsystem!

Vi har nyss förklarat hur ett ärendehanteringssystem hjälper er ta kontroll över den aldrig sinande mängden frågor som kommer in via e-post. Men med ett modernt ärendehanteringssystem behöver ni inte stanna där. Koppla på kanaler som sociala medier och chatt och hantera alla dessa i samma enkla verktyg.

4. Insikter och affärsutveckling via kundservice

Vi vet att kundservice kan bidra till att skapa nöjdare och mer lojala kunder. Men kundservice uppgift stannar inte där. Kundservice är en guldgruva av värdefulla kundinsikter som rätt använt kan användas i övriga organisationer för att skapa mer effektiva och kundfokuserade processer och produkter.

Hur bidrar ett modernt ärendehanteringssystem till detta?  Med hjälp av både manuell och automatisk kategorisering av ärenden skapar ni grunden för att kunna identifiera och dra slutsatser från dessa kundinsikter. 

5. Hjälp att prioritera rätt

Sist men inte minst gör ett modernt ärendehanteringssystem för kundservice det enklare för er att vara smarta i er prioritering. Ni kan definiera regler som automatiskt kategoriserar och sorterar ärenden efter en viss prioritet. Verkar kunden missnöjd eller arg? Innehåller mailet ordet ”säga upp”? Då kan det vara anledning att låta systemet prioritera detta ärende framför andra för att ge er bästa möjliga förutsättningar att rädda och förbättra relationen med en missnöjd kund.

Vart börjar vi?

Ta kontakt med en leverantör av ett ärendehanteringssystem för kundservice! Exempelvis Kundo. Då får du en demo och hjälp att avgöra vilka funktioner och kanaler som är viktiga för er. Ta det första steget redan idag och byt ut den traditionella inkorgen mot ett kraftfullt och användarvänligt system för ärendehantering!