camillacarlgrenberg_paloma

Lär dig skapa ett lyckat event

Ett lyckat evenemang uppstår inte bara ur tomma luften. Oftast krävs en god och detaljrik planering – ibland under mycket lång tid. Oavsett omfattning och utformning är målet att alla ska bli nöjda med kickoffen, seminariet eller konferensen. Men hur når man dit? Hur skapar man egentligen det perfekta evenemanget? För att få veta mer kontaktade vi Camilla Carlgren Berg, vd på Paloma, ett företag som levererar verktyg som förenklar din eventhantering.

Hej Camilla! 


Vad ska jag börja med när jag planerar ett event?
– Se till att ha ett tydligt syfte, fråga dig själv varför du ordnar eventet, vad du vill uppnå och för vem du gör det. Då blir det tydligt för alla inblandade, för syftet kan skilja sig mycket. Ska du exempelvis tjäna pengar på eventet eller vill du bara ha en kul fest? Det kan variera stort.


Vad är viktigast att tänka på i början?

– Det är att göra en tidsplan. Det behöver du göra oavsett om du ska anordna ett styrelsemöte, en kickoff eller ett stort kundevenemang. Huvudfrågorna är: vad vill jag uppnå? Hur lång tid har jag på mig? Hur mycket får det kosta? Sedan måste du veta hur många personer du får till hjälp. Men du kan också vända på det och fråga dig vad du kan uppnå med en viss summa pengar under en viss tidsperiod.


Kan det vara bra att ta hjälp av andra redan från start?
– Ja, för du är sällan smartast själv. Att bolla tankar med andra hjälper dig att få fram idéer som du kanske inte själv tänkt på. För att kunna leverera något bra till så många som möjligt tror jag det är bra att man är flera som tänker till, speciellt i början. Var beredd på att saker kommer att förändras. Evenemangets tid, program eller till och med plats kan tvingas skifta på grund av saker du inte kan råda över. Allt kan inte förutses. Måste du ändra något så gör det. Men känn dina begränsningar och var realistisk med såväl budget och fysiskt utrymme som din egen tid och förmåga.


Vilka personliga egenskaper är viktiga att ha för att bli en skicklig eventskapare?
– Jag skulle sammanfatta det med att du bör ha en god förmåga att planera, delegera och engagera. Du måste kanske inte vara bäst på just detta, och om ni är ett team som gör eventet kan ni hjälpas åt, men jag tror att det är en klar fördel att kunna dessa tre saker.


Så om man är en egocentrerad tidsoptimist blir det svårt?
– Ja, då blir det tuffare. Ha ha ha!


Hur ska jag göra om jag vill skapa ett framgångsrikt event men inte känner mig som en självklar ledare? Är det kört då?
– Nej, det tycker jag inte. Be om hjälp och se till att omge dig av människor som du kan lita på och som tror på din förmåga och att du verkligen vill lyckas. Då får du visa dem att så är fallet. När jag själv känner mig osäker brukar jag boka ett möte med någon som jag ser upp till och som förhoppningsvis kan svara på mina frågor. Överlag handlar det om att vara ödmjuk och att ta hjälp vid behov. Visa att du vill väl, det kommer du långt på.


Definitionen av ett event är väldigt bred och kan innefatta alltifrån en mindre tillställning för personalen till ett stort evenemang där man försöker locka nya kunder. Hur tidigt måste jag börja med planeringen?
– Det varierar självklart från fall till fall. Eventets budget, storlek, antalet personer som ska komma, hur många medarrangörer och underleverantörer som krävs – allt detta påverkar hur tidigt du behöver börja planera. Är det ett riktigt stort evenemang kanske du måste börja ett år innan, i andra fall kanske det räcker med ett par veckor eller ännu mindre. Men eftersom det är så många saker som påverkar är det svårt att veta exakt hur lång tid man behöver på sig. Speciellt om det är många aktörer som är med, då tar det oftast längre tid eftersom alla ska vara med och ta beslut.


Vad ska jag göra om det dyker upp hinder längs vägen?
– Det är sällan allt sitter som en smäck från start och sedan går som på räls. Som ledare för eventet måste du vara beredd på att hinder kan dyka upp och att du måste göra vissa ändringar, men det är också det som är utmaningen och som kan trigga dig. En duktig eventskapare är bra på att hitta snabba lösningar och att få människor att köpa en alternativ idé. Om du är nybörjare får du tänka att allt går att lösa, och även om det inte blir som du tänkt dig kanske det ändå blir bra till slut.


Hur viktig är tidpunkten för evenemanget?
– Datumet för ditt evenemang kan vara helt avgörande. Ha gärna några alternativa datum i åtanke så att du kan jämföra tillgång och priser. Se också upp för konkurrerande evenemang när du planerar, och kontrollera kalendern så det inte finns något annat som lockar samma målgrupp. Lägg heller inte ditt evenemang nära populära semestertider eller helgdagar.



Spelar det någon roll vilken typ av lokal jag väljer?
– Ja, platsen måste passa evenemangets syfte. Att hålla en presentation om statistik på en restaurang kan kännas konstigt. En prisutdelning i en konferenslokal kan upplevas som stel och tråkig.
Besök gärna platsen innan för att bilda dig en uppfattning om lokalen och fundera över vilka behov som kan uppstå.


Är det bra att boka lokal så tidigt som möjligt?
– Om det är ett stort event som kostar mycket pengar är det bra för planeringen att du vet var eventet ska vara. Oftast är det även skönt för den som anmäler sig att veta vad det är som gäller. Ju tydligare du är desto tryggare blir de som är delaktiga. Många osäkra punkter gör att färre personer vill komma är min uppfattning.


Hur detaljerad ska jag vara i min planering?
– Du ska förbered dig noga. Gör till exempel en lista på detaljer som innehåller allt från belysning och förfriskningar till parkeringsplatser och kollektivtrafikens tidtabeller. Det hjälper dig att komma ihåg och hjälper dig om du får frågor från andra inblandade.

   – När jag bokar lokal i Palomas namn är det viktigt att lokalen matchar vårt varumärke, vi vill inte vara var som helst. Om det känns för billigt eller kvaliteten är dålig klingar det inte Paloma.


Spelar lokalens inredning och detaljer stor roll för er?
– Ja, absolut. Kvaliteten på lokalen ska du inte underskatta, för det hör ihop med den totala upplevelsen. Om lokalen känns dassig, kaffet smakar beskt och chokladen är dålig krävs det ännu mer av dig, då måste du leverera 110 procent för att besökarna ska känna sig nöjda. Ju bättre koll jag har på alla detaljer desto bättre bli slutresultatet. Och med tiden lär du dig att dubbelkolla alla detaljer.


Har detta gjort att ni som företag hittat aktörer som fungerar bättre än andra?
– Ja, så är det. När vi anordnar en kurs eller utbildning i till exempel Stockholm har det blivit vanligt att vi gör det hos en av våra kunder där vi känner att vi har en bra relation, vet hur lokalen ser ut och hur det mesta fungerar. Det blir en bra samverkan eftersom båda parter vill att resultatet ska bli så bra som möjligt.


Ett vanligt sätt för att locka publik är att ha med ett känt ansikte i programmet. Hur viktigt är det för helheten tycker du?
– Det är väldigt vanligt att ha det och att man talar om att ”det här är en av Sveriges bästa föreläsare”. Personligen blir jag lite misstänksam och undrar hur många som egentligen kan vara bäst. Visst, det kan vara bra att ha med en kändis, men det är inte nödvändigt. Jag tror att innehållet i eventet är det som i slutändan attraherar din målgrupp, att du lever upp till det du ska leverera.


Så det är mer vanligt än viktigt att ha med en kändis?
– Ja precis. Men sedan handlar det om vad du har för målgrupp och syfte. Det är klart det är kul att lyssna på en specialist inom ett område, och i vissa fall bör du ha det. Men du behöver inte ha det för alla typer av event. Anordnar du en musikfestival vill du säkert ha ett dragplåster för att locka publik och sälja så mycket biljetter som möjligt, men om du ska ha en kickoff för din personal krävs det inte på samma sätt för att ändå lyckas uppnå syftet.


Många chefer kanske inte vill anordna evenemang av ekonomiska skäl. Hur ska jag i så fall göra?
– Var tydlig och presentera relevanta argument och siffror som understryker nyttan och behovet av evenemanget. Kom ihåg att göra både strategisk planering, budget och senare utvärderingar, så att du svart på vitt kan visa chefen att ett evenemang kan ge avkastning och att det kan hjälpa till på vägen mot affärsmålen.


Är det vanligt att söka extern finansiering från exempelvis deltagare och sponsorer? Hur bör jag i så fall tänka?
– Ja det är vanligt. Vid större arrangemang krävs det ofta sponsorpengar för att undvika allt för höga biljettpriser. Det är viktigt att sponsorerna är med från början och är klara med vad syftet är. Du måste veta vad deras förväntningar är så att du kan leva upp till dem. Båda parter måste vara realistiska, annars får du som eventanordnare en oerhörd press på dig. Det är svårt att mäta sponsringen i kronor, för att finnas på plats och att stärka sitt varumärke är oftast ett långsiktigt arbete.


Som ledare för ett evenemang ansvarar jag för all kommunikation, både intern och extern. Hur kan jag göra för att det inte ska bli för mycket?
– Det är oftast budgeten som styr vilken omfattning du kan kommunicera kring ditt event. Är det ett stort event kan du inte hantera det själv, då behöver du hjälp, antingen av en intern grupp eller en extern byrå eller liknande. Sätt upp ett informationsschema redan från start så förenklas kommunikationen internt. Att alla följer riktlinjerna förhindrar missförstånd och att saker faller mellan stolarna.
Du kan till exempel mejla ut ett veckobrev till alla. Då nås alla av uppdateringar med jämna mellanrum. Men håll din kommunikation kort och enkel för att alla ska läsa allt.
   – Gällande den externa kommunikationen är det bra om du låter alla kontakter gå via dig, förutsatt att du inte lämnat över hela ansvaret på någon annan.
Att någon på eget initiativ kontaktar leverantörer och planerar saker utan att du är medveten om det kan få besvärliga konsekvenser. Du sover bättre om du vet att all information går via dig.



När ska jag gå ut med information om eventet?
– Som så mycket annat beror det helt på vilken typ av event du bjuder in till. Till exempel vilken målgrupp du vänder dig till och sättet du kan kommunicera på .


Om jag vill använda mig av sociala medier, vilket är att föredra, för att nå ut till så många som möjligt, bör jag tänka på något speciellt då?
– Eftersom vi på Paloma arbetar med digitala medier är det självklart för oss att använda sociala medier. Den stora fördelen med det är att du snabbt når ut till många. Det finns oändliga möjligheter som du kan ta vara på. Men det gäller att prata med dem du ska prata med på det sättet som de vill bli tilltalade. Är det vd:ar över 50 år som du ska nå ut till gäller det att ha ett visst tilltal, är det ungdomar som ska på festival är det ett annat tilltal. Sociala medier är inte rätt i alla sammanhang.


Är Paloma bra på att skapa lyckade event?
– Ja, överlag är vi bra. Jag tror att de som kommer till våra event känner att de får vad de blivit lovade och mår gott både under och efter eventen. Vi har dessutom förstärkt våra relationer med våra kunder på så sätt. För det mesta känns det väldigt bra, men det finns alltid saker vi kan jobba vidare med och förbättra.


Beskriv ett event där du själv som besökare varit mycket nöjd.
– Det är event där jag känt mig speciell som gäst, där mina förväntningar och behov har infriats. För mig handlar det mycket om känsla, att jag känner att skaparna har försökt göra det så bra som möjligt utifrån de förutsättningar de haft. Det behöver inte vara flashigt eller lyxigt, men att det är igenomtänkt och att jag som besökare får det jag blivit lovad – gärna med det lilla extra.


Tar du med dig dessa tankar och detaljer i ert eget eventskapande?
– Ja, absolut. Vi är noga med vad vi kan göra bättre och vad vi ska undvika. ”Steal with pride” och hoppa över det dåliga helt enkelt.


Respons och kritik är utvecklande och gör att jag kan förbättras. Men har du några tips på hur jag kan ta till mig de rätta sakerna utan att behöva haka upp mig på de negativa delarna?
– Vi skickar alltid ut en enkät efter ett event där vi frågar besökaren vad de tyckte. Om du också gör det kan du ställa frågor som ger möjlighet till både negativa och positiva svar. Då behöver du inte bara fokusera på det som var mindre bra. Samtidigt är det bra att få förslag till förbättringar. Alla har vi svagheter och kritik bekräftar oftast den bilden. Sedan finns det alltid saker som du inte kan göra något åt, som att vädret är dåligt eller att någon viktig person blivit sjuk. Rannsaka dig själv och ta till dig det som är sakligt och relevant som du har möjlighet att påverka. Men ta det på allvar och se till att förbättra dig tills nästa gång.


Läs mer...

2014-10-02 14:17

204030_01

Med hantverket i fokus

Artikel Daniel Svenssons Bygg AB, en snickarfirma med gedigen bredd, som har fokus på kvalitet och känsla. Under åren har företaget haft många nöjda kunder, vilket i sin tur har lett till ett gott rykte och fler...
204006_01

Kvalitet och känsla för husets utsida

Artikel Med personligt engagemang och stort kunnande utför Therok Byggteknik AB kunderna med tjänster och expertis för husets utsida. Här utför de till största del takarbeten och tar helhetsansvar för projekten,...
naim 4

Superdesignern Naim Josefi

Skapar magi.

Peter_webb3

Peter Svenson

Fotograferar världens kändisar

Holknekt_webb3

Per Holknekt

Från brädan till scenen

Arkiv

  • 2020
  • 2019
    • December
    • November
    • Oktober
    • September
    • Augusti
    • Juli
    • Juni
    • Maj
    • April
    • Mars
    • Februari
    • Januari
  • 2018
    • December
    • November
    • Oktober
    • September
    • Augusti
    • Juli
    • Juni
    • Maj
    • April
    • Mars
    • Februari
    • Januari
  • 2017
    • December
    • November
    • Oktober
    • September
    • Augusti
    • Juli
    • Juni
    • Maj
    • April
    • Mars
    • Februari
    • Januari
  • 2016
    • December
    • November
    • Oktober
    • September
    • Augusti
    • Juli
    • Juni
    • Maj
    • April
    • Mars
    • Februari
    • Januari
  • 2015
    • December
    • November
    • Oktober
    • September
    • Augusti
    • Juli
    • Juni
    • Maj
    • April
    • Mars
    • Februari
    • Januari
  • 2014
    • December
    • November
    • Oktober
    • September
    • Augusti
    • Juni
    • Maj
    • April
    • Mars
    • Februari
    • Januari
  • 2013
    • December
    • November
    • Oktober
    • September
    • Augusti
    • Juni
    • Maj
    • April
    • Februari
    • Januari
  • 2012
    • December
    • November
    • Oktober
    • Augusti