Höj effektivisering och GDPR-compliance med ett digitalt personalarkiv

MicroData är svenskt, familjeägt och firar 50 år i branschen nästa år. It-bolaget är specialiserade inom säkra molntjänster för e-arkiv, personalarkiv, ärendehantering samt dokumenthantering som innefattar bland annat samtyckeshantering enligt GDPR-bestämmelser. Tjänsterna utvecklas från grunden och all drift och datalagring sker i två egna lokaler belägna i Sverige. Alvesta Kommun, Nacka kommun, KPA Pension, Nordea, Lernia och Transportstyrelsen är bara några exempel på kunder som valt MicroData som leverantör.

– Vi är stolta över att kunna hålla i hela kedjan själv, då vi både utvecklar tjänsterna och håller i driften. Kunderna slipper ha olika leverantörer som kan överlägga ansvar på den andre och man kan känna sig trygg med att information inte kan försvinna längs vägen. Vi ser det definitivt som en kvalitetssäkring, säger Anders Nordkvist som är vd och ägare för MicroData.

Fortfarande hanterar och förvarar majoriteten av storföretag, myndigheter och kommuner personalakter i pappersformat och fysiska personalarkiv. I en bokhylla inne hos chefen, i ett litet separat rum eller nere i källaren kan mängder av information ligga förvarade i pärmar, berättar Anders.

– När till exempel en medarbetare vill veta vilken information organisationen har om dem, vid nyrekrytering eller när justeringar ska göras i anställningsavtal måste en anställd springa ner i källaren och vända papper. Är man en verksamhet med över hundra medarbetare är det ohållbart. Man behöver ett digitalt personalarkiv som effektiviserar hanteringen, skapar sökbarhet, möjliggör compliance och skapar ordning och reda så att medarbetaren uppfattar dig som arbetsgivare som seriös. 

Det blir enkelt att följa GDPR-bestämmelser. HR-avdelningen sparar tid och resurser vid processer som anställning, omregleringar av tjänst eller semesteransökan samtidigt som informationen förvaras säkert och gallring enligt dokumenthanteringsplanen säkerställs. MicroData erbjuder marknadens mest beprövade och kundutvecklade personalarkiv, med en återbetalningstid på bara cirka tre månader.

– När all backlog är inne sätter vi upp ett kundanpassat personalarkiv som anpassas till kundens dokumenthanteringsplan, konfigureras utifrån kundens specifika behov och kopplar samman med andra system som går att kommunicera med. Ofta designar och digitaliserar vi flera olika processer enligt kundens önskemål, som till exempel ett standardiserat anställningsavtal som skickas ut och signeras digitalt. Nu har man kontroll över processerna, inget kan falla bort eller komma till, allt är sökbart och tillgängligt samt säkert förvarat i våra egna hallar.

För den som är intresserad av ett digitalt personalarkiv, eller redan är kund och vill utöka användandet, erbjuder MicroData korta kostnadsfria webbinar. 

– Det pratas mycket om digitala system, men man kan ha lite svårt att komma i gång. Vi rekommenderar att ni går några webbinarier för att förstå och sätta er in i alla fördelar. När ni är redo hör ni sedan av er till oss. Vår förvaltningsenhet hjälper er att komma i gång och att också vidareutveckla lösningen så som ni vill ha den. Ni kan aldrig bli stående med ett system som ni inte får i gång eller inte vet hur det fungerar, utan vi håller er i hand och finns med längs vägen i den digitala övergången. Processer inom arkivering som är manuella idag, kommer att bli digitala och vi är övertygade om att alla företag med över hundra anställda snart kommer att vilja digitaliseras. Inte minst märker vi hur efterfrågan på vårt personalarkiv skjutit i höjden sedan GDPR-bestämmelserna 2018 och nu senaste året när allt fler arbetat hemifrån. Vi vill göra nytta för kunden och skapa en enklare vardag för HR, och just det gör vi med hjälp av vårt personalarkiv, avslutar Anders.