Notarius Publicus är personer som har utsetts av Länsstyrelsen för att hjälpa allmänheten med att kontrollera och intyga äktheten i olika uppgifter. Notarius Publicus är latin och betyder ”offentlig sekreterare”. För att kunna bli Notarius Publicus krävs juristexamen. På Advokatbyrån Bonde de Jounge AB i Stockholm sitter tre Notarius Publicus förordnade av Länsstyrelsen: advokat Adrienne Bonde de Jounge, advokat Björn Sandin och jur.kand. Nicklas Ekblad Lindbom. Tillsammans med Camilla Lindqvist, Susan Lindblad och Moa Myrberg hjälper de till med att legalisera, eller som vissa kallar notarisera, handlingar.
– Många som har någon form av affärskontakt med utlandet behöver oss. Kanske har du som privatperson köpt ett hus i Spanien och behöver få en fullmakt legaliserad, säger Adrienne Bonde de Jounge, då kommer du att besöka oss. Vi har mellan oss en mångårig erfarenhet av dessa ärenden och är vanan att hantera mer komplexa frågor.
En Notarius Publicus hjälper dig bland annat med att bestyrka namnunderskrifter, bekräfta exempelvis firmatecknare, närvara som vittne vid till exempel anbudsförfaranden. En Notarius Publicus kan även kontrollera lotteridragningar med mera och utfärda en så kallad ”apostille”.
– Apostille är en auktoriserad stämpel som vi sätter på en handling eller ett dokument för att den inte ska behöva ytterligare bestyrkande, förklarar Adrienne. Den här auktoriseringen är giltig i länder som skrivit på Haagkonventionen och enligt den internationella överenskommelsen kan en apostille utfärdas på handlingar och dokument som behövs i ett annat konventionsland. Apostille intygar att en signatur på dokumentet är äkta.
Det finns en viss snårighet i regelverket och är lite av en djungel för den som inte är insatt, menar Adrienne och förklarar att det krävs kompetens att ställa de relevanta frågorna.
– Om du blivit ombedd att besöka oss, läs igenom de instruktioner du fått så du inte missar att ta med korrekt underlag. Vi kan inte ta några genvägar, även om vi ofta får det önskemålet, ler Adrienne. Då får vi förklara vår roll och att vi kräver underlagen för deras egen skull, och säkerhet.
Varje dag diarieförs varje ärende. Protokoll som ska sparas i tio år enligt Arkivlagen, och sedan sändas till Länsstyrelsen.
– Det är mycket pyssel. Förut skrevs alla ärenden ned i böcker. Idag sker allt digital. Det är något lättare nu.
De flesta stora företagen behöver den här typen av tjänster. Även privatpersoner har ett rörligare liv och kopplingar världen över. Det är ett hög tryck vad gäller dessa frågor, från både företag och privatpersoner, året runt.
– Världen blir ju mer komplex och internationell, vilket bidrar till att vi får mer och fler uppdrag även från ett större antal olika länder.