Vi börjar med att definiera vad som menas med digitalisering. Det handlar egentligen bara om att ersätta en analog, fysisk eller människodriven process med en automatiserad en.
Istället för papper har man digitala dokument. Istället för brev med räkningar skickas mejl med QR-koder automatiskt. Snarare än att ta emot kunder personligen finns det maskiner eller funktioner på webbsidan som kan hantera de flesta ärenden. Istället för att träffas personligen använder man Zoom.
Digitalisering kan innebära allt som har att göra med att ersätta traditionella processer med sådana som höjer effektivitet genom teknologi som AI, internet och molnet.
Alla industrier kan till någon grad digitaliseras, men det finns skillnader kring både till vilken grad de kan digitaliseras, och hur öppen industrin generellt är för förändring och ny teknologi.
Underhållningsindustrin har påverkats en hel del. Ett exempel: Numera finns endast möjligheten att spela på online casinon eller casino utan licens i Sverige eftersom digitaliseringen ledda till att färre och färre besökte landbaserade casinon, vilket så småningom gjorde branschen olönsam. Den är alltså nu helt digital.
Även video-on-demand streamingtjänster håller på att ta över. Musikstreaming har nu också till stor del tagit död på den gamla musikindustrin.
Samma sak kommer inte att hända med alla industrier, men det kan vara värt att fundera på vilken form digitalisering kan ta i den industrin som du är expert på och om du kan få ett försprång genom att leda vägen.
Det finns väl egentligen en enda fördel med digitalisering: ökad effektivitet. Man minskar tidsslöseri genom att automatisera uppgifter som anställda annars skulle kunna spendera timmar på varje vecka. Fel kan också minskas om arbetet inte kräver mänskligt omdöme.
Och även om en del av arbetet är det kan automatisering fria upp tid för dina anställda att fokusera på de uppgifter som faktiskt kräver mänskligt tänkande och kreativitet. Du kan också fokusera på att anställa människor med verklig kompetens eftersom du vet att deras värdefulla (och dyra) tid kommer att användas till det som faktiskt kräver deras höga nivå av kompetens.
Högre effektivitet innebär att handläggningstiden minskar och kunder får vad de behöver snabbare. Digitalisering kan dessutom se till att ingen någonsin glömmer viktiga detaljer genom automatiska påminnelser och krav på att fält ska fyllas innan en uppgift kan skickas in.
Digitala verktyg kan också hjälpa företag att samla in data och hundratals indikationer 24/7 och sedan visualisera denna data. Detta hjälper ledningen att ta effektiva beslut baserade på information från verkligheten snarare än spekulationer.
Det finns mycket bra med automatisering, men det betyder inte att man blint ska acceptera alla verktyg som finns för att göra en verksamhet mer effektiv. Det är viktigt att man är selektiv och fundera noggrant på vilket verktyg man väljer. Väljer man fel kan man tro att digitalisering inte fungerar när det egentligen handlar om att man har tagit fram en skruvmejsel för att slå in en spik.
Nya verktyg kostar tid och pengar till en början, men väljer du rätt kommer de betala för sig själva inom kort.
En av de största utmaningarna inom vissa industrier där känslig information lagras och används är cybersäkerhet. När saker finns på en centraliserad databas finns det risker – fel person kan få tag på informationen. Även med hög säkerhet och skydd kan man aldrig vara 100 % att det inte finns något säkerhetshål i koden.
Digitalisering skapar dessutom beroende av tekniken. Konsumtionen av energi ökar ofta, och strömavbrott kan orsaka störningar som gör det omöjligt att göra någonting om en stor del av processer är beroende av internet. Det behöver inte heller vara strömavbrott. Om något tekniskt fel uppstår kan flera dagars arbete gå förlorat.
Man kan också inse att man vill ändra sin affärsmodell och att tjänsten man använder är begränsad när man redan optimerat den. Det kan hindra tillväxt och försvåra experimentering.
Låt oss lite snabbt sammanfatta stegen som tas för att digitalisera ett företag i fyra övergripande steg:
Visst finns det utmaningar och nackdelar med ny teknologi, men detta betyder inte att förändringen inte är värd fördelarna. I många fall är automatisering ett naturligt steg i utvecklingen av företag som kommer öppna upp nya möjligheter för tillväxt.
Om du själv vet att du skjuter upp på digitalisering bör du börja direkt. Bättre det än att hamna på efterkälken och behöva kämpa för att komma ikapp. Du kan börja med ett litet steg – som tidigare nämnt är det ett misstag att försöka digitalisera allt på samma gång. Det kommer bara resultera i kaos och frustration bland anställda och troligen konsekvenser du inte kunde ha förutsett om det är första gången du digitaliserar ett företag.
Såklart är det inte allt som behöver digitaliseras heller. Det finns saker som är bättre gjort av människor, men genom att fria anställdas tid och energi från repetitivt arbete ett program kan ta hand om kan de fokusera på att vara bra på det som verkligen kräver mänsklig ansträngning.
