Michael Alphovs 5 tips för en mer effektiv arbetsdag

Många företag brottas med samma typ av utmaningar: för många möten, otydliga prioriteringar, högt informationsflöde och en vardag där mycket sker reaktivt. Då blir det svårt för chefer och medarbetare att fokusera på rätt saker, även när viljan att prestera finns. Genom sitt företag Effektiva Metoder Norden AB erbjuder Michael Alphov föreläsningar, utbildningar och ledarskapsprogram inom personlig effektivitet, ledarskap, teamutveckling och mötesstruktur. Han hjälper företag, kommuner och organisationer att skapa tydligare mål, bättre prioriteringar, effektivare möten och arbetsvanor som fungerar i vardagen.

Föreläsningar och utbildningar inom personlig effektivitet 

Hans väg in i området gick via flygbranschen, försäljning inom telekom och senare arbete med personlig effektivitet. Sedan mitten av 2000-talet har han arbetat med utveckling, utbildning och ledarskap i egen verksamhet. I dag anlitas han av allt från stora företag och internationella koncerner till kommuner, myndigheter och entreprenörsdrivna verksamheter.

Gemensamt för uppdragen är att innehållet ska vara praktiskt. Michael är kritisk till utbildningar som bara ger energi i stunden. Deltagarna ska kunna gå därifrån med något som går att använda direkt. Han sammanfattar sin egen arbetsfilosofi kort: ”Det ska vara konkret.” Deltagarna ska kunna använda det de lär sig redan nästa arbetsdag.

Michael Alphovs fem steg för bättre kontroll över arbetsdagen 

I samtalet med Enterprise Magazine delar Michael Alphov flera konkreta råd från sin föreläsning “Ta makten över din egen tid”, en av hans mest efterfrågade föreläsningar för företag och organisationer. Där visar han hur tydligare mål, bättre prioriteringar och enkla rutiner kan skapa bättre kontroll över arbetsdagen. 

1. Tydliga mål hjälper företaget och individerna att lägga kraften rätt (h3 är bara online)

Första steget är mål och uppdrag. Utan tydlig riktning blir det svårt att veta vad som faktiskt är viktigt och vad som bör prioriteras först. För Michael börjar personlig effektivitet därför inte med fler verktyg, utan med att förstå vad arbetet ska leda till. Dessutom är det en vanlig missuppfattning att många människor är omotiverade, när det i själva verket handlar om bristande tydlighet kring uppdraget och rollen. När människor vet vad som förväntas av dem ökar både prestation och arbetsglädje."

2. Bättre prioriteringar minskar reaktivt arbete (h3 är bara online)

Nästa steg är prioritering. För Michael är prioritering ett aktivt val, där man ibland behöver säga nej eller välja bort. Han pekar på en vanlig fälla:  utan tydliga mål blir prioriteringen snabbt reaktiv. ”Vad är det som styr prioritering då? Ja, men det är ju mål och uppdrag”, förklarar föreläsaren. Målet är inte att människor ska springa fortare. Målet är att de ska lägga sin tid och energi på rätt saker.

3. Smartare planering ger bättre kontroll över tid och resurser (h3 är bara online)

Planering är det tredje steget. Michael brukar säga att tid är matematik. Om veckan innehåller 40 arbetstimmar går det inte att planera för 42. Därför behöver kalendern innehålla mer än möten. Ska du skriva en rapport, förbereda ett underlag eller följa upp ett beslut behöver det också få plats i kalendern. Michael brukar säga att bra planering inte handlar om att låsa fast sig utan om att skapa handlingsutrymme. När något nytt dyker upp har du en plan att utgå från och kan göra medvetna prioriteringar istället för att bara reagera på det som händer.

4. Bra arbetsvanor gör vardagen tydligare för chefer och medarbetare (h3 är bara online)

Det fjärde steget är bra vanor. ”Jag tycker alla behöver ha en check in och check ut-rutin”, säger Michael och lyfter fram varför enkla vardagsrutiner är viktiga för personlig effektivitet. Några minuter i början och slutet av arbetsdagen räcker för att se över kalendern, att göra-listan och det som behöver flyttas fram. Det skapar bättre kontroll över arbetsdagen och gör det lättare att lämna jobbet mentalt när dagen är slut.

5. Veckoavstämning ger företaget bättre uppföljning (h3 är bara online)

Det femte steget är veckoavstämning. Michael lyfter gärna fram fredagens avstämning som ett av de viktigaste verktygen. Då stänger man veckan, ser vad som fungerade, justerar det som behöver ändras och planerar nästa vecka. På så sätt blir måndagen mindre reaktiv och mer genomtänkt. Allt för att den kommande veckan ska bli så bra som möjligt. 

Bättre möten, tydligare team och smartare verktyg

Michael Alphov arbetar också med möten, ledarskap och teamutveckling. Michael beskriver möten som ett oerhört bra verktyg för samarbete, men också som en stor tidstjuv när syfte, deltagare och uppföljning är otydliga. Samma sak gäller teamarbete. Människor behöver veta vad uppdraget är, vilka roller som finns och vad de kan förvänta sig av varandra.

Framåt tror Michael att AI och digitala verktyg kan förenkla mycket, från administration till mötesanteckningar och textarbete. Samtidigt skapar fler verktyg inte automatiskt bättre fokus. Organisationer behöver fortfarande tydliga mål, fungerande samarbete och bra vanor i vardagen.

Därför ligger grunden i Michaels filosofi kvar i det konkreta: att lägga tid och energi på det som är viktigt, fortsätta utvecklas och ha riktigt kul på vägen.