Dela artikel

Ordnar strukturen åt offentliga verksamheter

Rundström Konsult är skickliga på dokumenthantering och gör det främst åt offentlig verksamhet. Enligt företagets vd Sirpa Rundström utgår mycket av arbetet från ”offentlighetsprincipen”, det vill säga lagstiftningen kring hantering av allmänna handlingar som reglerar insyn i och sekretesskydd för myndigheternas handlingar. ”Egentligen täcker det allt från att en handling når en myndighet till att den arkiveras – att registrera, skapa struktur och styrdokument över rutiner. Vi utbildar och utför konsultuppdrag inom det området”, förklarar hon.

Myndigheternas krav på ordning och reda är så stort att Rundström Konsult inte ens har behövt annonsera eller överväga att ta uppdrag från privatpersoner. I dagsläget har företaget kunder över hela landet – kunder som får hjälp att bli effektivare, mer rättssäkra och tryggare i sin hantering av allmänna handlingar.

Det är inte ovanligt att en myndighet menar att de inte har tid att skapa ordning och därför arbetar ineffektivt och ständigt letar efter något.
    – Den tiden behöver man aldrig betala för så att det syns på en räkning, påpekar Sirpa.
    När rutiner datoriseras eller vid datorsystemsbyte är strukturen viktigare än någonsin. Redan när man tar fram ett förfrågningsunderlag bör man enligt Sirpa inte bara vara på det klara med vad systemet ska vara bra för, utan också hur och vad man ska kunna söka, hur länge information ska finnas kvar eller om det ska gallras eller arkiveras.
    – Om man inte har tänkt till innan man upphandlar är det oftast både krångligt och dyrt att rätta till det efteråt, säger Sirpa.
    I samband med datorisering och systemsatsning kan Rundström Konsult reda ut vilka krav myndigheten bör ställa på ett system utifrån användare och rådande lagar.
    – Vi kan också hjälpa till med att kartlägga verksamhetens processer ur ett dokumenthanteringsperspektiv för att kunna anpassa dokumenthanteringsrutinerna till verksamhetens arbetssätt och dokumentera rutinerna i en hanteringsanvisning eller dokumenthanteringsplan så att man inte tar med sig dåliga eller förlegade rutiner till nya system.

Utbildningarna som Rundström Konsult håller i handlar mycket om hur man lever upp till lagstift­ningens krav i praktiken.
    – Vid öppna kurser är det oftast fråga om en ren kompetenshöjning för en eller flera medarbetare, medan utbildningar hos kund ofta sker i samband med att man ska köpa nytt ärendehanteringssystem eller vill förändra sitt arbetssätt, säger Sirpa som har arbetat med dokumenthantering sedan 80-talet och kan lagstiftningarna utan och innan.

2014-01-02