Fler och fler företag inser de stora fördelarna med att byta ut pappersbaserad redovisning och administration mot helt digitaliserade lösningar. För att hela administrationen ska kunna skötas helt utan manuellt pappersarbete måste man samla alla funktioner i molnet – program och tjänster på internet.
Att samla ett företags redovisning och administration i molnet har stora fördelar jämfört med traditionella lösningar.
– För det första är hela administrationen tillgänglig dygnet runt, från vilken enhet som helst och var man än befinner sig, säger Tomas Nilsson, vd för redovisningsbyrån Excellent Controller.
Uppkoppling och inloggningsuppgifter är det enda som behövs för att man ska komma åt alla uppgifter. Tillvägagångssättet sparar avsevärda mängder tid som i stället kan användas för att utveckla företaget.
Excellent Controller har funnits sedan år 2004 men omorganiserades till sin nuvarande form 2013 av Tomas samt Helena Hagström, William Nebel och Allan Voreck – en blandning av erfarna system- och redovisningskonsulter, föregångare inom digital redovisning.
Byrån använder sig av Fortnox som är Sveriges ledande leverantör av internetbaserade program för redovisning och administration. Programmen är standardiserade och lätta att integrera med andra system i molnet
– Vår nisch på marknaden är att använda oss av Fortnox fullt ut och verkligen maximera utnyttjandet av programmen och alla möjligheter som så att säga följer med på köpet, förklarar Tomas, som tillsammans med sina kollegor arbetat med systemet i många år och kan det utan och innan.
Att Fortnox är standardiserat betyder inte att det är statiskt. Tvärtom medger det en nästan oändlig mängd variationsmöjligheter.
– Till Fortnox finns över 175 integrerade molntjänster som är anpassade för att kunna skräddarsys enligt de behov som varje enskild verksamhet har, berättar Tomas.
De olika tjänsterna är lätta att integrera och enkla att komma igång och arbeta i. Och konsulterna på Excellent Controller uppmuntrar sina kunder att sköta delar av bokföringen på egen hand. Att välja ett sådant alternativ leder till en insyn som många företagare upplever som en trygghet.
– Självklart rekommenderar vi alla att anlita en extern redovisningsbyrå, men det är viktigt att allt sker på rätt sätt. När allting fungerar har kunden tillgång till en kostnadseffektiv samarbetsmodell med hög teknisk nivå, säger Tomas och tillägger att samarbetet med redovisningsbyrån underlättas markant när allt finns samlat i molnet där informationen finns tillgänglig för både kund och byrå.
Excellent Controller hjälper sina kunder att genomföra hela digitaliseringsprocessen. Något som går fort eftersom Fortnox är ett system som är effektivt och snabbt att implementera. De eventuella funktioner som inte automatiskt integreras i molnet kan lätt fångas in med hjälp av scanner eller applikation.
Det finns flera aktörer som erbjuder digitala redovisningstjänster och att välja byrå är inte alltid helt lätt. Tomas har en hel del råd att komma med för den som står i begrepp att digitalisera sin redovisning och administration.
– Man ska välja en byrå som arbetar modernt och utnyttjar de stora möjligheterna till automatisering som finns.. Det är väldigt viktigt att byrån inte gör anspråk på onödig tid eftersom själva syftet med att leja bort redovisningen är att kunna ägna sig åt företagets kärnverksamhet, förklarar han.
Det är viktigt att vara uppmärksam på de frågor som byrån ställer och hur de beskriver sina lösningar för hantering av redovisningsmaterial och inlämningar.
– En modern byrå bör till exempel uppmuntra till att man använder mobilanpassade lösningar för att fånga in reseräkningar och föreslå lösningar där leverantörsfakturor inkommer som e-fakturor eller går direkt till en scanningscentral helt integrerad till Fortnox, förklarar Tomas vidare.
Kort sagt – välj en redovisningsbyrå som arbetar med de senaste, bästa och enklaste systemen tipsar han.
I dag har endast cirka 20 procent av landets småföretagare gått över till molnbaserad programvara för redovisning och ekonomi. Oerhört många använder sig fortfarande av papper och svårmanövrerad programvara som kräver installation. En ineffektiv metod som i de allra flesta fall är dyrare än att använda sig av molnbaserade system.
– Vår vision är att alla företagare ska välja att samla sin redovisning i molnet och vi erbjuder även andra redovisnings- och revisionsbyråer hjälp med digitaliseringen, säger Tomas som har den generösa inställningen att alla vinner på att lämna de pappersbaserade systemen och övergå till redovisning samlad i molnet.
